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【実体験】海外留学に向けた推薦状の準備の手順【イギリス大学院】

留学

イギリスの大学院に出願する書類の準備は大変ですよね。

特に推薦状は自分で書くものではなく、信頼できる人に書いてもらう必要があるため、志望動機書やCVなどの書類よりも準備する難易度が高いように感じます。

推薦状なんてどうやって準備したらいいのかわからない。という人の疑問に答えるために、
この記事で出願種類としての推薦状の準備の進め方をご紹介するニャ。

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推薦状とは?

そもそも推薦状とは、「自分がどのような人間で、出願先の大学院でどのように研究に励み成果を出せるなのか」という点を客観的に信頼性の高い人物に担保してもらうことが目的となります。

イギリスの大学院に出願するために必要な書類として、ほとんどの場合推薦状は2通求められます。

推薦状は誰に依頼するのか

推薦状は、出身大学の教授に書いてもらうのが基本になります。
この場合、ゼミの教授と出身学部の学部長または親交のあった別の教授のうち2名に書いてもらうことが望ましいと言われています。

ゼミの教授以外に頼めない場合はどうするのか?

ゼミの教授にはお願いできそうだけど、学部長やほかの教授は学生時代に交流がほとんどなく、頼むのが難しいという人もいるかと思います。

そのような場合は、社会人であれば会社の上司に依頼するのが一般的になります。

ちなみに、僕も上司に頼みました。

出願先がビジネススクールの場合は1通は職場の上司へ依頼

上記のような場合以外でもMBAなどのビジネス系の専攻の場合は、マネジメント経験や社会人としての専門性が求められ、実務に即した推薦状の方が好まれるため、1通は会社の上司に依頼する方が望ましいです。

会社の上司はどのような人を選ぶべきか

推薦状を依頼することは、近い将来会社を退職することを意味します。
そのため、依頼する人は慎重に選ぶ必要があります。
下記に注意すべきポイントを記します

  1. 所属部署の一番役職が高い人か
  2. 自分よりも役職が上の人か
  3. 退職する旨を他言しないと信頼できる人か

上記を解説します。
1.
必須ではありません。
所属部署の一番役職が上の人となると、部長クラスになると思われますが、会社の規模によっては気軽に相談できる間柄ではないと思います。
そのような場合は、課長などの直属の上司でも問題ありません。

2.
上司には頼めない場合、同僚に依頼することも考えられますが、これはあまりお勧めできません。
なぜなら推薦状の目的が「客観的に信頼性の高い人物に担保してもらう」ことだからです。
3.
言わずもがなですが会社に正式に退職の意向を伝えるまでは、秘密を共有してくれる人にお願いする必要があります。
特に日系企業などではいずれ退職することが伝わってしまうと、人事考課の査定を下げられるなどの不利な待遇を受ける可能性がゼロではないからです。
リスクはできる限り最小化しましょう。

おすすめ:推薦状は自分で書いてサインだけもらう!

結論としては、一番おススメな方法は自分で推薦状を書いて、推薦者にサインだけもらうという方法です。

推薦状の依頼はハードルが高い

大学の教授など推薦状を書いた経験がある人であれば、どのような内容で推薦状を書いてもらいたいかを伝えれば、あとはすべてやってもらえるかもしれませんが、特に会社の上司の場合は、推薦状を書いた経験がないというのが普通です。

そのような場合、推薦状を書いてもらうのはかなりの負担を掛けることになってしまいます。
また、それが分かっていて推薦状を依頼すること自体が心理的に難しいですよね。

実際に依頼した手順

僕の場合は、文系学部出身ということもあり、教授も英文での推薦状を書くのは初めてということでしたので、教授・上司ともに自分で推薦状を書く手順で進めました。

手順は以下の通り

  • 推薦者の方へ、自分で推薦状の原稿を準備するため内容に違和感等がなければ署名頂きたい旨を連絡する
  • 推薦状の原稿を書く
  • 推薦者の方へ原稿の確認を依頼する(ここでは、まず内容の確認を依頼
  • エージェント等に英文添削を依頼する(英語に自信がある人は省略可)
  • 添削された文書を書面またはメールで推薦者の方へ送付し、サインを依頼する

自分で原稿を書くメリット

メリットとしては、①相手に掛ける負担が軽いので依頼しやすくなる②自分のアピールポイントを自由に記載することができることが挙げられます。

もし客観的な意見が欲しいという場合は、推薦者の方へ自分が記載したものに加えた方がよい内容がないかを聞いてみましょう。

推薦状を依頼する際の注意点

大学の教授、上司ともに英文に慣れている場合や過去に推薦状を書いた経験がある方の場合は、依頼することも可能かと思います。

その場合に注意したい内容を下記に記載しました。

アピールしたいポイントを推薦者の方に事前に伝える

推薦状は、単にお願いすればいいというものではありません。

推薦状も立派自己PR資料になるため、自分がアピールしたいポイントを事前に伝えその内容に沿って書いてもらう必要があります。
また、別途準備する必要がある志望動機書などの書類に記載する自分のキャラクターと整合させる必要もありますので、注意してください。

依頼する場合は納期を明確にしよう

内容確認および署名のみを依頼する場合も原稿準備から依頼する場合も、大切なことは納期を明確にした上で依頼することです。

イギリスの大学院は出願時期が早ければ早いほど合格率が高まることで有名です。
そのため、出願書類を早くそろえることはとても重要なポイントになります。

上記の内容はイギリス留学を検討している人には常識ですが、推薦者の方はご存じでない場合も考えられます。
そのため、依頼する際には、どのようなスケジュールで出願したいので、いつまでに推薦状をお願いしたいのかを明確にしておきましょう
大学の教授も会社の上司も忙しいはずなので、「すぐに返してくれるだろう」という思い込みは危険です。

推薦状のフォーマットはどうするか?

推薦状をどのようなフォーマットの紙に書いてもらうのか?という点も重要です。
決まったフォーマットはありませんが、大学や会社のロゴ等が入っているレターヘッドでの提出が求められます。

レターヘッドとは

レターヘッドとは、A4用紙などの上部または下部に大学名や会社名が入ったものです。
推薦状がオフィシャルに発行されたものを示すためにこの点が重要になります。

大学の場合は、推薦状などの書類を作成するためのフォーマットが用意されていることが一般的なので、特に問題にならないかと思います。
一方、会社の場合はレターヘッドを使ってもよいかどうか、念のために推薦者にあたる上司の方や総務部などに確認しておきましょう。

さいごに

推薦状は推薦者の方に依頼する必要がある書類です。
出願までのスケジュールに余裕を持って、できるだけ推薦者の方に負担を掛けないように準備をすすめましょう。

参考書籍

推薦状の書き方を書籍で勉強したいという人はこちらおすすめ。
志望動機書(エッセー)と推薦状の書き方のイメージを掴むためには一読しておいて損はないと思います。

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